Politique de confidentialité sur le Plan 1 + 1 – Partager Notre Futur

La présente politique de confidentialité décrit les moyens par lesquels nous collectons et utilisons des informations personnelles à votre sujet dans le cadre du Plan 1 + 1 – Partager Notre Futur (le Plan).

Dans la présente politique de confidentialité, les termes Kingfisher, nous, ou notre désignent l’entité Kingfisher qui assure le traitement de vos informations personnelles. Les entités Kingfisher en cause sont les suivantes :

Computershare Limited (société immatriculée sous le numéro 03015818) aura la qualité d’administrateur du Plan (l’Administrateur du Plan) ; vous pouvez consulter un exemplaire de l’Avis de Confidentialité des Administrateurs du Plan en cliquant sur https://www.computershare.com/uk/privacy-policy.

Pour connaître les modalités en place pour nous contacter, merci de vous référez à la section 9 du présent document.

1. Respect de votre vie privée

Dans le cadre du Plan, nous allons procéder à la collecte et au traitement d’informations personnelles vous concernant. Ces informations personnelles comprennent des informations nous permettant de vous identifier comme une personne physique et correspondent, par exemple, à votre nom, votre adresse ou votre numéro d’identification nationale (par exemple, le Numéro d’Assurance nationale, le Numéro de Sécurité sociale).

Nous nous engageons à assurer la protection de votre vie privée. Nous utiliserons vos informations personnelles conformément à l’ensemble des lois et règlements applicables en matière de protection des données et de la vie privée et incluant le Règlement Général de l’UE sur la Protection des Données (RGPD).

La présente politique de confidentialité vous indique :

• La nature des informations personnelles dont nous assurons le traitement ;
• Les raisons pour lesquelles nous traitons ces informations ;
• Les moyens par lesquels nous les utilisons ;
• La durée pendant laquelle nous les conserverons ;
• Les autres personnes qui les verront ;
• Les modalités selon lesquelles vous pouvez nous contacter ; et
• Les droits dont vous êtes titulaire par rapport aux informations personnelles que nous détenons, incluant vos droits de modification, de suppression et de consultation de vos informations.

Aux fins du RGPD (et des lois équivalentes en matière de protection des données), nous avons, par rapport aux informations personnelles que nous collectons et traitons d’une manière décrite en détail ci-dessous, la qualité de responsable du traitement.

Comme le décrit la partie figurant ci-dessous, nous pouvons partager vos informations personnelles avec d’autres organismes, qui peuvent recevoir et traiter vos informations personnelles en leur qualité légitime de responsable du traitement.

2. Quelles informations traitons-nous et comment les obtenons-nous ?

Votre équipe locale en charge de la paie partage avec l’équipe de Kingfisher chargée du plan sur les actions des informations nécessaires vous concernant.  L’équipe de Kingfisher chargée du plan sur les actions partagera ces informations avec l’Administrateur du Plan, qui vous créera ensuite un compte sur son système. Les informations personnelles peuvent inclure votre :

• Nom ;
• Numéro d’Identification nationale (par exemple, le Numéro d’Assurance nationale, le Numéro de Sécurité sociale);
• Adresse ;
• Adresse e-mail ;
• Date de naissance.

Ces informations ont été recueillies auprès de vous lorsque vous avez été embauché par Kingfisher et ont été communiquées à l’équipe chargée de la paie pour verser votre salaire et vous proposer d’autres avantages.

Lorsque vous souscrivez au Plan, il se peut que l’Administrateur du Plan vous demande de communiquer des informations supplémentaires comme le numéro de votre compte bancaire.  Il se peut que Kingfisher ait accès à ces informations car elles sont nécessaires à la gestion du Plan.

3. Pourquoi procédons-nous au traitement de ces informations ?

Nous traitons vos informations personnelles afin de vous ouvrir un compte auprès de l’Administrateur du Plan. Ces mesures permettent à l’Administrateur du Plan de vous inviter à souscrire au Plan. L’Administrateur du Plan assurera le traitement de vos données personnelles en notre nom afin de gérer le Plan.

4. Comment utilisons-nous vos informations personnelles ?

Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos informations personnelles sont présentées ci-dessous. Nous sommes également dans l’obligation légale de présenter le « fondement juridique du traitement », c’est-à-dire les motifs nous habilitant à utiliser vos informations ; ce fondement est indiqué ci-dessous.

Nous n’utilisons pas vos informations personnelles pour une prise de décision automatique.

5. Pendant combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Nous sommes dans l’obligation légale de ne conserver vos informations personnelles que pendant la durée pour laquelle elles sont nécessaires aux finalités pour lesquelles nous les utilisons dans le respect de nos Normes sur la Conservation des Archives et des Documents. La période pendant laquelle nous conservons vos informations personnelles est déterminée par plusieurs critères incluant les finalités pour lesquelles nous utilisons les informations, la quantité et la sensibilité des informations, le risque potentiel posé par l’utilisation ou la divulgation non autorisée des informations ainsi que nos obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus, veuillez consulter votre Politique de Confidentialité à l’attention des Salariés ainsi que les Normes Kingfisher sur la Conservation des Archives et des Documents.

L’Administrateur du Plan ne conservera vos informations personnelles que pendant la durée pour laquelle elles sont nécessaires à l’administration du Plan conformément à la politique de conservation énoncée par l’Administrateur du Plan.

Si vous décidez de ne pas adhérer au plan, l’administrateur du plan supprimera vos données dans un délai de 6 mois à partir de laquelle il aura reçu vos données.

6. Avec qui partageons-nous vos informations personnelles ?

Votre équipe locale en charge de la paie partage vos informations personnelles avec l’équipe de Kingfisher chargée du plan sur les actions. L’équipe de Kingfisher chargée du plan sur les actions partagera ces informations avec l’Administrateur du Plan, qui vous créera ensuite un compte sur son système. L’Administrateur du Plan utilise vos informations personnelles pour vous inviter à souscrire au Plan. Une fois que vous y avez souscrit, l’Administrateur du Plan peut vous demander de communiquer des informations supplémentaires à votre sujet comme, par exemple, les coordonnées de votre compte bancaire.

Nous nous sommes assurés que l’Administrateur du Plan a pris des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations et respecter les principes généraux découlant des lois applicables en matière de protection des données.

L’Administrateur du Plan prendra certaines décisions sur les moyens par lesquels il utilise vos informations pour exercer ses fonctions ou se plier à ses obligations réglementaires. En sa qualité de responsable du traitement légitime et quand il intervient comme notre sous-traitant, il est tenu par des responsabilités.

Si vous souhaitez que l’Administrateur du Plan vous communique des informations supplémentaires ou exercer vos droits sur les informations qu’il a en sa possession, veuillez prendre directement contact avec l’Administrateur du Plan.

7. Où vos informations personnelles seront-elles traitées ?

Afin de faciliter votre processus de souscription au Plan, nous transférerons vos informations personnelles vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et énumérés par le tableau ci-dessous. Pour veiller à ce que vos informations personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat, nous avons pris les mesures énoncées ci-dessous pour garantir que vos informations personnelles seront traitées par ces tiers d’une manière conforme aux lois européennes et britanniques sur la protection des données et les respectant.

8. Vos droits

Si vous faites partie de la catégorie des salariés situés dans l’UE et au Royaume-Uni, vous avez le droit de nous demander :

• De confirmer la nature des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de vous en communiquer un exemplaire ;
• De modifier les informations personnelles imprécises et de compléter celles qui sont incomplètes ;
• De supprimer vos informations personnelles lorsque nous ne disposons pas de raisons légitimes nous habilitant à les conserver ;
• D’interrompre temporairement l’utilisation de vos informations personnelles si vous remettez en cause le droit nous permettant de les utiliser et dans les autres situations où ce droit entre en ligne de compte ;
• De ne plus utiliser vos informations personnelles sauf si nous présentons une raison valable expliquant pourquoi nous devons les conserver ;
• De vous communiquer les informations personnelles que vous nous avez remises dans un format électronique structuré et d’usage courant ou de transmettre directement ces informations à une autre société si cette mesure est techniquement réalisable, et de donner des précisions sur les moyens par lesquels nous en assurons le traitement ; et
• De nous assurer que vous ne faites pas l’objet d’un processus de décision automatique incluant le profilage, lorsqu’une telle situation aurait des effets juridiques ou d’autres effets significatifs à votre égard.

En raison de nos procédures de sécurité, il se peut que nous sollicitions une preuve de votre identité avant de pouvoir vous communiquer vos informations personnelles ou donner suite à d’autres demandes.

Vous pouvez exercer tous ces droits gratuitement, sauf dans certains cas très limités ; le cas échéant, nous vous fournirons des explications à ce sujet.

Afin d’exercer ces droits, veuillez utiliser les coordonnées figurant ci-dessous. Si vous souhaitez exercer ces droits auprès de l’Administrateur du Plan et par rapport aux données qu’il a en sa possession, veuillez prendre directement contact avec lui (The Pavilions, Bridgwater Road, Bristol, BS13 8AE).

Nous souhaitons nous assurer que les informations personnelles que nous avons à votre sujet et que vos préférences sur les modalités par lesquelles nous pouvons vous contacter sont précises et à jour. Si l’une des coordonnées est inexacte, veuillez-nous en informer (en utilisant les coordonnées figurant ci-dessous) pour que nous puissions les modifier.

Si vous n’êtes pas satisfait des modalités par lesquelles nous avons assuré le traitement de vos informations personnelles, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance.  Les sites Internet des autorités de surveillance régulant le traitement par nos soins de vos informations personnelles figurent ci-dessous :

9. 
   Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou les modalités de traitement de vos informations personnelles ou si vous souhaitez exercer l’un des droits présentés par la section « Vos droits » figurant ci-dessus, veuillez utiliser votre mode de communication préféré pour nous contacter à l’aide des coordonnées suivantes :

• Vous pouvez nous envoyer un e-mail à dpo@kingfisher.com;
• Si vous souhaitez prendre contact avec notre Délégué à la Protection des Données, veuillez envoyer un e-mail à : dpo@kingfisher.com ou envoyer un courrier à
  Data Protection Officer,
  Kingfisher Plc,
  3 Sheldon Square,
  Paddington,
  Londres,
  W2 6PX,
  Royaume-Uni